Obchodná komunikácia: bežné typy, charakteristiky a chyby
Žijeme v spoločnosti, v ktorej je veľká časť trhu práce nakonfigurovaná na základe podnikateľského prostredia. Či už ide o veľké nadnárodné spoločnosti, malé a stredné podniky, rodinné podniky alebo dokonca jednotlivé služby, musia všetci brať do úvahy, že základným prvkom ich prežitia je súdržnosť v organizácii a komunikácii medzi ich stranami s cieľom spojiť sily a dosiahnuť spoločný cieľ.
V tomto zmysle môžeme to potvrdiť Obchodná komunikácia je jedným z kľúčových prvkov organizácie , najmä ak má nejakú zložitosť, funguje správne a môže sa prispôsobiť a prežiť. A toto oznámenie o tom, o čom budeme hovoriť v celom tomto článku.
- Súvisiaci článok: "Psychológia práce a organizácie: povolanie s budúcnosťou"
Čo je to podniková komunikácia?
Rozumie sa to ako obchodná komunikácia so súborom procesov vykonávaných spoločnosťou alebo jej časťou s cieľom sprístupniť informácie o cestovaní, a to vnútorne medzi rôznymi oddeleniami alebo pracovnými miestami spoločnosti, alebo ak hovoríme o komunikácii spoločnosti s vonkajšou stranou.
Je dôležité mať na pamäti, že takéto oznámenie ako všeobecné pravidlo neznamená iba schopnosť vydávať informácie, ale zahŕňa aj skutočnosť, že im bola doručená: Stojíme pred vzájomnou výmenou údajov .
Dobrá obchodná komunikácia zvýhodňuje, že všetci členovia spoločnosti môžu zostať motivovaní a že ich kroky môžu byť známe, čím sa znižuje neistota pracovníkov a lídrov v súvislosti s tým istým stavom. Uľahčuje tiež interakciu a zlepšuje pracovné prostredie , okrem zlepšenia produktivity a umožnenia optimálnejšej reakcie na každú situáciu.
Všeobecné ciele
Ciele obchodnej komunikácie sú ľahko pochopiteľné. Vnútorne na jednej strane umožňuje vytvoriť koherentnú organizáciu a zdieľať informácie a výsledky získané jej rôznymi oddeleniami alebo pracovníkmi, ako aj ciele a firemnú víziu spoločnosti, ktorá sa má generovať a prenášať.
tiež uľahčuje pochopenie toho, čo sa očakáva od každého pracovníka , ako aj pochopenie skutočností, ktorým musí čeliť každý z nich. Tiež uľahčuje, aby všetci pracovali tým istým smerom a aby sa mohli naučiť nové spôsoby plnenia ich vlastných povinností.
Na úrovni komunikácie s okolitým svetom je obchodná komunikácia nevyhnutná na kontaktovanie médií a vytváranie pozitívneho obrazu samotnej spoločnosti, ako aj na analýzu cieľového publika a posúdenie jeho potrieb. Tiež nám umožňuje naučiť sa prilákať potenciálnych klientov a posúdiť zmeny, ktoré sú vlastné dynamickej a tekutej spoločnosti, v ktorej žijeme, niečo zásadné, aby sme predvídali a čelili možným ťažkostiam a prispôsobili sa životnému prostrediu.
Aby bola komunikácia efektívna, je nevyhnutné, aby samotná spoločnosť vytvorila efektívne kanály, ako aj posilnila prenos informácií prostredníctvom svojich činností, vytváraním prostriedkov na komunikáciu a tiež aktívne pracovať, aby neexistovala žiadna neistota Čo sa týka toho, čo sa požaduje a hľadá v rámci organizácie.
Je tiež dôležité pracovať na formálnych i neformálnych aspektoch, ako aj na posúdenie potrieb a myšlienok rôznych pracovníkov. Aj empatie je zásadná, rovnako ako dobrá regulácia a plánovanie komunikačných mechanizmov.
- Možno vás zaujíma: "Podniková identita: čo to je a ako definuje organizácie"
Rôzne druhy obchodnej komunikácie
Nie všetky spoločnosti a organizácie komunikujú rovnakým spôsobom a existujú rôzne typy a klasifikácie obchodnej komunikácie na základe rôznych kritérií.
1. Interné a externé
Prvým je ten, ktorý stanovuje rozdiel medzi vnútornou a vonkajšou komunikáciou, prvá je tá, ktorá sa vyskytuje medzi rôznymi oddeleniami a pracovníkmi samotnej spoločnosti a druhá, ktorá sa zameriava na vytvorenie komunikácie so životným prostredím.
2. Obojsmerné a jednosmerné
Podobne môžeme nájsť štýly obchodnej komunikácie s väčšou alebo menšou úrovňou interaktivity, ktoré dokážeme nájsť z najbežnejšej obojsmernej komunikácie, v ktorej odosielateľ a prijímač komunikujú a vymieňajú informácie až do jednosmerného, v ktorom je odoslaná len jedna správa, všeobecne z pozícií moci, na príjemcu, ktorý nemá možnosť odpovedať .
3. Vzostupne, zostupne a horizontálne
V rámci internej obchodnej komunikácie organizácie môžeme nájsť tri veľké typy v závislosti od miesta, kde sa informácie začínajú, a od polohy medzi odosielateľom a prijímateľom tej istej komunikácie. Hovoríme o zostupnej komunikácii, keď komunikatívny akt prebieha od odosielateľa s vyšším poplatkom ako prijímateľ.
Keď je podriadený, ktorý vydá správu svojmu nadriadenému, hovoríme o vzostupnej komunikácii. V obidvoch prípadoch by sme sa stretli s typom vertikálnej komunikácie, teda komunikácie, v ktorej by sme mali komunikovať subjekty, ktoré udržujú komunikačný akt, majú vzťah k nerovnostiam z hľadiska moci (medzi nimi existuje hierarchia).
Ďalším veľkým typom komunikácie je horizontálna komunikácia, ktorá sa zakladá medzi jednotlivcami, ktorí majú rovnakú pozíciu a sú na rovnakej úrovni hierarchie.
4. Formálne a neformálne
Napokon treba poznamenať, že v obchodnej komunikácii môžeme nájsť existenciu dvoch rôznych typov komunikačných kanálov: formálnych a neformálnych. Prvým je to, že technické aspekty sa zvyčajne zaobchádza a súvisia s úlohami samotnými, čo je druh úctyhodnej komunikácie a sústreďuje sa na dôvod a cieľ spoločnosti.
V neformálnej komunikácii však, flexibilnejšie a prirodzenejšie komunikácie sú zvyčajne stanovené , zameriava sa predovšetkým na medziľudské vzťahy a často má najväčší vplyv na blaho práce. Tá sa značne líši v závislosti od toho, kto to vykoná a môže prekonať pracovisko, pretože je ťažké ho ovládať organizácia.
Možné ohrozenie dobrej komunikácie
Skutočnosť udržania efektívnej obchodnej komunikácie je zásadná, ale nie je ľahké. Musí sa brať do úvahy existencia vysokej úrovne premenlivosti v situáciách, ktoré môžu vzniknúť, ako aj existencie nedorozumenia, zneužitia a ťažkostí v komunikácii spoločnosti .
1. Nedostatok konzistencie
Jedným z faktorov, ktoré najviac ovplyvňujú, že komunikácia je naozaj užitočná, je dôveryhodnosť emitenta a posúdenie, ktoré sa príjemcovi správy ukazuje. Príkladom toho môže byť existencia nesúhlasov medzi tým, čo sa hovorí a čo sa hovorí. je vykonané, nie je vedenie emitentov spôsobom, ktorý je v súlade s vydanými správami .
Toto môže nastať v ktoromkoľvek z pracovníkov spoločnosti, bez ohľadu na ich hierarchickú pozíciu alebo ak hovorí s nadriadeným, podriadeným alebo niekým na rovnakej úrovni hierarchie a spôsobuje vážne následky pre obe subjekty (v závislosti od situácie by mohlo skončiť so zlým alebo dokonca odmietnutím), čo sa týka organizácie (generovanie nižšej úrovne dôvery v osobu a v prípade vysokej pozície aj v organizácii).
Rovnako a napríklad v prípade veľkých spoločností s veľkým počtom oddelení, ak existujú rozdiely medzi údajmi autority alebo referencie v rámci spoločnosti pravdepodobne by mohlo vytvoriť situáciu, v ktorej pracovník naozaj nevie, aké vedenie by malo nasledovať , čo môže priniesť frustráciu a nedôveru.
Rovnako je potrebné byť veľmi opatrný pri interpretovateľnosti posolstiev, pretože existencia dvojznačnosti môže spôsobiť, že rôzne oddelenia alebo pracovníci prídu interpretovať opačné veci. Cieľom obchodnej komunikácie je presne zabezpečiť vnútornú organizáciu a súdržnosť, aby nejasné správy s rôznymi interpretáciami mohli spôsobiť neistotu a pochybnosti, ktoré sa objavia s príjemcami správy.
2. Nedostatok emocionálneho spojenia
Ďalším problémom je spôsob komunikácie. Napríklad v niektorých organizáciách môže byť ťažké vytvoriť zmysel emocionálnej pripútanosti, čo môže v zamestnancoch vytvárať menšie odhodlanie a produktivitu a v používateľoch nedostatok záujmu a hľadanie ďalších alternatív. Je potrebné oceniť, že všetko, čo sa deje , a dokonca aj to, čo nie je, je v zásade komunikačné.
Samotná správa je preto nielen dôležitá, ale aj spôsob, akým sa prenáša: nie je to isté alebo ponúka rovnaké pocity e-mail ako stretnutie tvárou v tvár alebo hľadanie skutočného kontaktu.
3. Nechápe kontext
Malo by sa tiež oceniť prispôsobenie sa súčasnej situácii a sociálny pokrok , ako aj osobitosti samotnej situácie. Napríklad v čoraz globalizovanejšej spoločnosti a kde nové technológie umožňujú okamžitú komunikáciu s veľkým množstvom ľudí súčasne, môže byť potrebné analyzovať a investovať do komunikačných politík, ktoré zohľadňujú moc sietí a ako správne odovzdávať požadované informácie okrem hodnotenia kontaktov s potenciálnymi zákazníkmi z iných častí sveta.
Rovnako je potrebné posúdiť vlastnú situáciu spoločnosti, aby sa nevykonávalo viac, než je možné pokryť, pričom je potrebné zohľadniť situáciu spoločnosti ako celku.
Ďalším problémom by mohol byť obsah vydaných správ: je možné, že hoci komunikácia existuje, neprenáša ani nerozumie obsahu, ktorý by bolo potrebné preniesť. Je možné, že sa zameriava skôr na doplňujúce aspekty a vylučuje napríklad orientáciu alebo ciele, ktoré má mať daná pozícia, alebo že považujú za samozrejmosť existenciu vedomia, ktoré sa nikdy nestalo explicitným .
4. Izolácia a nedostatok komunikácie
Nakoniec možno najdôležitejším problémom, ktorý možno extrapolovať zo všetkých predchádzajúcich, je možnosť, že neexistuje skutočná komunikácia.
Najjasnejším príkladom je stabilné a nepretržité používanie jednosmernej komunikácie, ktorá môže spôsobiť stagnáciu a nedostatočné pochopenie toho, čo sa deje v samotnej organizácii. Našťastie dnes je najmenej používaný práve preto, že je najmenej efektívny a užitočný.
Je tiež možné že rôzne pozície nemajú dostatočné mechanizmy na to, aby sa dostali do kontaktu aj keby ich názory boli vypočuté, existuje menej možností spätnej väzby alebo dokonca aj to, že rôzne časti spoločnosti nemajú vzájomný kontakt. Je potrebné stimulovať túto interakciu aktívnym spôsobom.
Bibliografické odkazy:
- Andrade, Horacio. (2005). Interná organizačná komunikácia: proces, disciplína a technika. Španielsko: Gesbiblo, S. L.
- Brillouin, L. (2004). Teória vedy a informácií. Mineola, NY.: Dover.
